PRIVACY PROTOCOL
W!LL BE YOU
WET AVG
W!ll be you is een therapeutische en coaching praktijk. Het praktijkadres, zoals geregistreerd bij
de Kamer van Koophandel, is: Strengpers 14, 6651 ST te Druten. Voor een gedegen praktijkvoering heb ik (privacygevoelige) persoonsgegevens nodig van de cliënt. Praktijk W!ll be you gaat vertrouwelijk, zorg-vuldig en veilig om met privacygevoelige informatie en persoonlijk gegevens van haar cliënten. Om deze bescherming te garanderen, is er sinds 2018 in Europa een wet van kracht, namelijk de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze AGV-wetgeving geeft mij als ondernemer verplichtingen aangaande het omgaan en verwerken van jouw persoonsgegevens en het geeft jou als cliënt bepaalde rechten, zoals je hieronder kunt lezen.
Praktijk W!ll be you houdt zich aan de verplichtingen zoals in de AVG-wetgeving worden omschreven aangaande de persoonsgegevens van cliënten uit de praktijk. Praktijk W!ll be you accepteert geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de werking van diensten van derden.
PRAKTIJK W!LL BE YOU
Ik ben Will Spoelder, erkend hypnotherapeut, (therapeutisch) coach en pedagoog. In mijn praktijk W!ll be you begeleid ik kinderen, jongeren en volwassenen. Als therapeut, coach en adviseur ga ik met jou in gesprek en geef consulten.
Van tevoren ontvang je via de e-mail een intake-formulier met het verzoek deze zo volledig mogelijk in te vullen. Dit ingevulde intakeformulier kun je me uiterlijk enkele dagen voor de intake, per e-mail, terugsturen. Aan de hand van deze informatie kan ik je adviseren, een consult of een behandelplan met jou afstemmen en een behandelovereenkomst met je afspreken.
Een consult start na jouw instemming. Ik maak, afhankelijk van de situatie, een cliëntdossier aan, welke aangevuld zal worden met gegevens die aan de orde zijn gekomen tijdens het consult. Consulten vinden plaats bij mij thuis. Overige communicatie met jou vindt plaats via de telefoon, via beeldbellen (Skype) en via de e-mail.
GEHEIMHOUDINGSPLICHT
Een gedeelte van jouw persoonsgegevens worden vermeld op de facturen, de financiële administratie, en worden gedeeld met mijn vaste financiële en fiscale dienstverlener voor de belastingaangiftes. Beroepshalve heeft hij geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.
Volgens de vigerende wetgeving rust er ook op behandelaars, zoals therapeuten, een geheimhoudingsplicht voor het delen van privacygevoelige en persoonlijke toevertrouwde informatie.
​
Deze geheimhoudingsplicht is juist belangrijk. Het creëert voor de cliënt het gevoel in een vertrouwde en veilige omgeving te zijn waar je vrij kunt delen over persoonlijke problemen in jouw leven, over gevoelens, angsten, trauma’s etc. Het geeft jou dan ook de ruimte om je kwetsbaar te kunnen opstellen.
Er zijn volgens de wet echter wel situaties waarin de geheimhoudingsplicht verbroken mag worden. Er kunnen redenen zijn om jouw gegevens uit te wisselen, bijvoorbeeld met jouw huisarts of met een familielid die betrokken wordt in de behandeling. Echter, zal dan eerst met jou contact worden gezocht om jouw toestemming te vragen en wordt na instemming van jou niet meer informatie doorgegeven dan nodig.
​
Geheimhoudingsplicht kan ook verbroken worden in situaties dat de cliënt een gevaar voor zichzelf of anderen is of bij meldplicht waarbij vermoedens bestaat van bijvoorbeeld kindermishandeling. Geheimhoudingsplicht doorbreken gebeurt alleen wanneer het niet anders kan, na zorgvuldige overwegingen van mij, met in het achterhoofd de vraag of ik er voldoende aan gedaan heb om toestemming hiervoor van de cliënt te krijgen.
​
Wanneer je in behandeling bent bij meerdere behandelaars kan het onderling overleggen over jouw situatie de consulten positief ondersteunen. In zorgvuldig onderling overleg en specifiek met jouw toestemming kunnen dan de hoogstnoodzakelijke gegevens besproken worden met andere behandelaars.
WELKE GEGEVENS VERZAMEL IK VAN JOU EN MET WELK DOEL WORDEN DEZE GEGEVENS GEBRUIKT?
In eerste instantie verzamel ik jouw basisgegevens zoals je volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, zorgverzekering, bankrekeningnummer,
e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens gebruik ik enerzijds om uitvoering te geven aan de behandelovereenkomst; voor het opstellen en bijhouden van het cliëntendossier na de consulten
en anderzijds om met je te communiceren. Ook heb
ik deze gegevens nodig voor mijn financiële administratie.
Op het intakeformulier worden meerdere gegevens van je gevraagd om een optimaal consult te kunnen geven en/of een behandelplan te kunnen maken.
Dit kunnen gegevens zijn over jouw medische situatie (heden, verleden), jouw (huis)arts, jouw gezins-samenstelling, jouw vraag- en/of probleemstelling
en eraan gerelateerde zaken. Jij kunt zelf bepalen welke gegevens je mij verstrekt. In overleg kijken we samen of de door jouw verstrekte gegevens voldoende zijn voor een optimaal consult of dat op mijn verzoek, maar wel na jouw instemming, nog extra informatie verwerkt mag worden in jouw dossier.
Bij minderjarige cliënten wordt toestemming gevraagd aan de ouder(s) of wettelijke begeleider(s) om persoonsgegevens te verstrekken en een cliëntdossier aan te maken. De basispersoons-gegevens van de ouder(s) of wettelijke begeleider(s) worden tevens in dit dossier vermeld.
Elk cliënten-dossier wordt na een consult up-to-date gehouden zodat de voortgang van de consulten duidelijk inzichtelijk zijn. Jouw gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden,nieuwsbrieven, onderzoek, voorlichting en social media. Er worden geen beeld- en geluidsopnames toegestaan in de praktijk.
HET BEVEILIGEN EN BEWAREN VAN GEGEVENS
Een gedegen cliëntendossier is nodig om adequaat in te springen op de probleem- vraagstelling van jou als cliënt. Het omvat alle informatie om een goed consult mogelijk te maken. Als therapeut ga ik vertrouwelijk met jouw gegevens om en ik ben de enige die dit dossier kan inzien, bewerken en kan opslaan. Ik gebruik hiervoor een administratief programma. De gegevens worden goed beveiligd zodat onbevoegden geen toegang kunnen hebben.
Belangrijk is, dat je zelf ook op een verantwoorde en zorgvuldige manier bij jou thuis omgaat met jouw persoonsgegevens, waaronder het door jouw ingevulde intakeformulier zodat onbevoegden ook hier geen toegang ertoe kunnen hebben. Praktijk W!ll be you accepteert geen verantwoordelijkheid of aansprakelijk-heid buiten de praktijk hiervoor.
De website van mijn praktijk (www.willbeyou.nl) is voorzien van een wachtwoordbeveiliging en een sterke versleuteling (SSL-certificaat: Secure Socket Layer), tegenwoordig TLS geheten. Hiermee kan op een veilige manier privacy-gevoelige gegevens via de browser worden uitgewisseld. Jouw persoonlijke privacygevoelige gegevens worden opgeslagen op een laptop met een hoog beveiligings-niveau en vergrendeld met een wachtwoord (wachtwoordbeheer) en twee-factor authenticatie.
​
Voor het goed functioneren van de website wordt er wel gebruik gemaakt van cookies, een klein tekstbestandje dat bij opening van de website in jouw browser wordt opgeslagen. Via instellingen van jouw browser kunt je ervoor kiezen dat websites geen gebruik kunnen maken van cookies, enkel kan het gebeuren dat websites dan niet goed of helemaal niet functioneren.
Jouw persoonsgegevens worden voor een bepaalde periode bewaard, echter niet langer dan strikt noodzakelijk is voor uitvoering van de consulten. De AVG wet geeft geen concreet bewaartermijn voor persoonsgegevens. Praktijk W!ll be you bewaart jouw persoonlijke gegevens 5 jaar. Echter, een gedeelte van jouw persoonsgegevens uit het cliëntendossier, welke vermeld staan in de administratie en facturering, vallen onder bedrijfsmatige documenten en hebben het wettelijk verplichte bewaartermijn van 7 jaar.
MINDERJARIGEN
Bij behandeling van minderjarigen gelden er andere regels ten aanzien van het delen van persoonsgegevens. De ouders of een wettelijke begeleider zijn namelijk verantwoordelijk voor het minderjarige kind. Zij hebben aldus volgens de wet het recht op het nemen van beslissingen over de consulten en het recht op informatie hieromtrent. Het kind zal wel nauw betrokken worden in het behandelplan en verteld worden wat precies de behandeling inhoudt. Vanaf 12 jaar mogen kinderen meebeslissen over het uitwisselen van informatie naar ouder(s) of een wettelijke begeleider. Als behandelaar dien ik dit te respecteren.
​
Ook hier gelden weer uitzonderingen. Als de behandelaar vermoed dat betrokkenheid van ouder(s) of wettelijke begeleider de belangen van het kind schaadt, denk hierbij bijvoorbeeld aan kindermishandeling. Daarnaast is het zo dat, wanneer het kind zeer duidelijk meldt dat informatie niet naar de ouder(s) of een wettelijke begeleider mag gaan, ik hiernaar dien te luisteren, tenzij dit een gevaar kan betekenen voor het kind zelf of anderen.
​
Bij een leeftijd van 16 jaar is het kind volgens de wet meerderjarig en mogen kinderen dan zelf beslissen over uitwisseling van gegevens naar ouder(s) of wettelijke begeleider.
WELKE RECHTEN HEB JE VOLGENS DE WET AVG ALS CLIËNT?
De cliënt heeft het recht op inzage van zijn/haar persoonsgegevens bij mij thuis. Samen doorlopen we dan deze gegevens. Mocht zich eventuele onjuistheden voorkomen in jouw gegevens, heb je het recht op correctie of verwijdering hiervan. Je hebt ook het recht om jouw toestemming voor verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken of bezwaar te maken tegen verwerking van bepaalde persoons-gegevens door mij. Hierbij maak ik wel de afweging of dit geen gevaar oplevert voor jouw gezondheid of jouw persoonlijk welbevinden.
​
Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens alsmede het verzoek tot intrekking van jouw toestemming tot verwerking van jouw persoonsgegevens of bezwaar op verwerking
van bepaalde persoonsgegevens kun je via de e-mail (info-will-be-you@kpnmail.nl) indienen. Uit veiligheidsoverwegingen zal ik, ter verificatie, telefonisch contact met je opnemen ten aanzien van jouw verzoek.
Er mogen echter geen foto’s of video-opnames worden gemaakt van je cliëntendossier. Ook mogen geen geluidopnames tijdens de behandeling worden gemaakt. Mijn audio- en tekstbestanden die ik tijdens mijn behandeling gebruik mogen niet gekopieerd of nagemaakt worden om op enigerlei wijze te distribueren, te verkopen of op andere wijze aan derden ter beschikking te stellen.
CONTACT
Indien jij als cliënt, vragen hebt of nadere informatie wenst of opmerkingen hebt over het omgaan van praktijk W!ll be you met jouw privacygevoelige informatie kun je altijd bij mij terecht.
​
Ik vind het zeer belangrijk dat jij je vertrouwt voelt en de praktijk een gevoel van veiligheid hierin waarborgt.
WIJZIGINGEN
Praktijk W!ll be you heeft het recht het privacy-policybeleid aan te passen en/of te actualiseren zonder aankondiging, mede afhankelijk van wijzigingen in de vigerende wet- en regelgeving.
